Administratief medewerker gebouwen

Wat doet een administratief medewerker bij de dienst logistiek en magazijn?

Je bent verantwoordelijk voor diverse administratieve taken die cruciaal zijn voor de soepele werking van de dienst. Je werkt nauw samen met het logistieke en magazijnteam en rapporteert aan het diensthoofd.

Je takenpakket bestaat uit uiteenlopende verantwoordelijkheden zoals:

• Beheren van de voorraad en het stockbeheer, inclusief bestellingen en bijhouden van voorraadniveaus.
• Implementeren en beheren van een efficiënt scansysteem om de logistieke processen te optimaliseren.
• Coördineren van afspraken met leveranciers en zorgen voor een vlotte communicatie.
• Inscannen van papieren dossiers en zorgdragen voor nauwkeurige archivering en digitalisering.
• Opvolgen van inkomende e-mails van burgers en zorgen voor tijdige en gepaste reacties.
• Opstellen van werkopdrachten op basis van meldingen via het digitale loket en deze toewijzen aan het juiste team.
• Creëren van een doeltreffende werkplanning om de taken van het logistieke en magazijnteam te coördineren.
•  Actieve betrokkenheid bij de digitalisering van processen binnen de dienst.
•  Rondbrengen van de post naar de verschillende diensten bij afwezigheid van de bode.

* Het volledige takenpakket kan je in de functiebeschrijving in bijlage lezen.

Wat verwachten we van jou?

• Je bent in het bezit van een rijbewijs B.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid.
• Goede communicatievaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.
• Bekendheid met logistieke en magazijnprocessen is een pluspunt.
• Ervaring met administratief werk en gebruik van kantoortechnologie (o.a. Excel, Word en Outlook).
• Proactieve houding en bereidheid om nieuwe systemen en processen te leren.
• Teamspeler die ook zelfstandig kan werken.
• Je bent in het bezit van (minstens) een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs.

Wat hebben we jou te bieden?

• Een voltijdse functie in contractueel dienstverband voor twee jaar (met kans op een contract van onbepaalde duur).
• Opname in de werfreserve van twee jaar voor functies van onbepaalde duur.
• Weddeschaal C1-C3: min. € 2 258,22 en max. € 4 133,13 (bruto per maand).
• Relevante ervaring (ook uit de privé) kan meegenomen worden.
• Een werkgever die veel aandacht heeft voor een gezonde balans werk-privé:
  • glijtijdenregeling
  • minstens 32 dagen verlof op jaarbasis
  • mogelijkheid tot telewerk is bespreekbaar
  • mogelijkheid tot opname kredieturen
• Maaltijdcheques van € 8 per volledig gewerkte dag (7u30).
• Gratis hospitalisatieverzekering (na 1 jaar dienstverband).
• Fietsvergoeding en/of 100% terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Ecocheques t.w.v. 160 euro/jaar en lokale handelaarsbonnen t.w.v. 40 euro/jaar.
• de pensioenpijler (2,5%).
• Een thuiswerkvergoeding van € 20 per maand vanaf 1 dag thuiswerk.
• Aansluiting bij GDS-V (Gemeenschappelijke Sociale Dienst Lokale Besturen in Vlaanderen) inclusief tal van kortingen en premies.

Solliciteer nu

Hoe verloopt de selectieprocedure?

Bezorg uiterlijk zondag 1 oktober je cv, motivatiebrief, kopie diploma en uittreksel strafregister (maximaal 3 maanden oud) via het sollicitatieformulier. Je krijgt dan zo snel mogelijk van ons te horen of je kandidatuur in aanmerking komt.

De selectieprocedure zal bestaan uit:

• Een competentieproef voor 40% van de eindscore, gericht op inhoudelijke en technische competenties op 12 of 13 oktober (onder voorbehoud)
• Een mondelinge proef voor 60% van de eindscore, gericht op motivatie en persoonsgebonden competenties op 12 of 13 oktober (onder voorbehoud)

Indien er meer dan 10 kandidaten zijn, zal er een preselectie gebeuren op basis van het curriculum vitae en de motivatiebrief.

Nog vragen?

• Voor vragen over de functie en de dienst: Philippe Wehenkel, diensthoofd logistiek & magazijn, philippe.wehenkel@zaventem.be, 02 717 88 97
• Voor vragen over de selectieprocedure: Arlette Martens, deskundige werving & selectie, vacature@zaventem.be, 02 716 32 85