Administratief medewerker aankopen en contractenbeheer

Wat doe je als administratief medewerker?

Als administratief medewerker aankopen en contractenbeheer maak je samen met 2 gemotiveerde collega’s deel uit van de centrale aankoopdienst. Jullie staan in voor de overheidsopdrachten, waarbij je vooral de administratieve ondersteuning doet en voor het contractenbeheer, waarbij je zelf het volledige beheer in handen hebt. Je komt met een verscheidenheid van materie en producten in contact. Van een pot verf tot de zoektocht naar onze ideale partner voor integratie of de aanleg van een nieuw sportveld.

Een greep uit je takenpakket:

• Je registreert contracten in onze eigen software
• Je volgt de looptijden van contracten op en signaleert tijdig wanneer ze aflopen
• Je onderhoudt contact met leveranciers waarmee we contracten hebben lopen
• Je volgt de klantentevredenheid bij onze interne diensten op en behandelt klachten
• Je werkt het portfolio van producten en diensten bij
• Je zorgt voor een vlotte factuuropvolging
• Je maakt planningen op voor aankoopdossiers, maakt dossiers aan en volgt mailing op

* Het volledige takenpakket kan je in de functiebeschrijving onderaan deze pagina lezen

Wat verwachten wij van jou?

• Je bent in het bezit van een diploma secundair of daarmee gelijkgesteld
• Je hebt interesse in administratieve processen zoals documenten- en contractenbeheer
• Je bent er op gericht kwalitatief en nauwkeurig werk af te leveren, ook onder tijdsdruk
• Je toont begrip voor jouw klanten, bent vriendelijk en sociaal vaardig
• Je ziet zelf werk liggen, gaat planmatig te werk en gaat over tot actie
• Je kan jezelf snel de relevante wetgeving en administratieve procedures eigen maken
• Je kan vlot met een computer werken en pikt snel nieuwe software op

Wat hebben wij jou te bieden?

• Een voltijdse functie in contractueel dienstverband voor onbepaalde duur.
• Weddeschaal C1-C3: min. € 2 258,22 en max. € 4 133,13 (bruto per maand).
• Relevante ervaring (ook uit de privé) kan meegenomen worden.
• Een werkgever die veel aandacht heeft voor een gezonde balans werk-privé:
  • minstens 32 dagen verlof op jaarbasis
  • mogelijkheid tot 2 dagen thuiswerk per week (inclusief vergoeding)
  • glijdend uurrooster tussen 7u00 en 18u30
• Maaltijdcheques van € 8 per volledig gewerkte dag (7u30)
• Fietsvergoeding en/of 100% terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• Ecocheques t.w.v. 80 euro/jaar en handelaarsbonnen t.w.v. 40 euro/jaar
• 2de pensioenpijler (2,5%)
• Gratis hospitalisatieverzekering
• Aansluiting bij GDS-V (Gemeenschappelijke Sociale Dienst Lokale Besturen in Vlaanderen) inclusief tal van kortingen en premies.

Solliciteer nu

Hoe verloopt de selectieprocedure?

Bezorg uiterlijk 4 juni 2023 je cv, uittreksel strafregister, diploma en motivatie via het sollicitatieformulier. Na de uiterste sollicitatietermijn krijg je van ons te horen of je kandidatuur in aanmerking komt om aan de procedure deel te nemen.

Indien we meer dan 10 kandidaturen ontvangen, zal er een preselectie gebeuren op basis van de motivatie en relevante werkervaring. Het loont dus zeker om voldoende aandacht aan je motivatiebrief te besteden.

De selectieprocedure bestaat uit een schriftelijk examen op dinsdag 20 juni en een finaal gesprek op dinsdag 27 juni.

Nog vragen?

• Voor vragen over de functie en de centrale aankoopdienst: Herwig Sterckx, deskundige centrale aankoopdienst, herwig.sterckx@zaventem.be, 02 717 88 09
• Voor vragen over de selectieprocedure: Quentin Lievyns, deskundige werving & selectie, vacature@zaventem.be, 02 716 32 44