Archiefdocumenten raadplegen voor genealogische, historisch of wetenschappelijke doeleinden

1) GENEALOGISCHE OPZOEKINGEN – OPENBARE AKTEN  

Iedereen heeft recht op een uittreksel of afschrift van een :

• akte van overlijden van meer dan 50 jaar oud;
• akte van huwelijk van meer dan 75 jaar oud;
• andere akten van meer dan 100 jaar oud.

Er zijn twee wijzen van raadpleging: via afgifte van een afschrift/uittreksel of via ter beschikking stellen van de registers, tabellen en bijlagen.

• Via afgifte van een afschrift/uittreksel

Eenieder kan een afschrift of uittreksel krijgen van een openbare akte bij de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de akte werd opgemaakt. De afschriften en uittreksels kunnen zowel uit de DABS als uit de oude papieren registers (indien niet opgenomen in de DABS) worden afgeleverd. In functie van genealogische, historische of wetenschappelijke opzoekingen draagt het afschrift of uittreksel het opschrift “Afgeleverd voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden”.

•  Via het ter beschikking stellen van de aanvrager van de registers, tabellen en bijlagen

Raadpleging van geboorte-/ huwelijks-/overlijdensakten van meer dan 100/75/50 jaar is mogelijk : via de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de akte is opgemaakt of eventueel bij het Rijksarchief. Je kan een kijkje nemen op www.arch.be.

Er is evenwel geen rechtstreekse toegang tot de DABS voor raadpleging mogelijk.

2) GENEALOGISCHE OPZOEKINGEN – NIET-OPENBARE AKTEN

Niet-openbare akten: overlijdensakten van minder dan 50 jaar oud, huwelijksakten van minder dan 75 jaar oud en andere akten minder dan 100 jaar oud zijn, zijn beschikbaar bij de ambtenaar van de burgerlijke stand waar de akte werd opgemaakt.

Door de aflevering van afschriften en uittreksels

• Uit de DABS indien de akte beschikbaar is in de DABS
• Op basis van de papieren registers indien de akte niet in DABS beschikbaar is
• Met opschrift “ Afgeleverd voor genealogische, historisch of wetenschappelijke doeleinden”

Er is geen rechtstreekse toegang tot de DABS voor raadpleging mogelijk. Deze zijn vrij af te leveren aan betrokkenen zelf of kleine kring van personen rond hem (dus persoon op wie de akte betrekking heeft, zijn/haar echtgenoot, wettelijk samenwonende, wettelijke vertegenwoordiger, bloedverwanten in de opgaande of nederdalende lijn, erfgenamen, hun notaris of advocaat).

Anderen dienen een aanvraag in te dienen, deze wordt maximaal 5 jaar bewaard, gemeente waar de akte werd opgemaakt is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van GDPR

Inhoud van de aanvraag:

• identificatiegegevens aanvrager (voor natuurlijke personen naam, voornamen, Rijksregister- of KSZ-nummer; voor rechtspersonen en ondernemingen het ondernemingsnummer van de KBO; of voor buitenlandse natuurlijke personen of rechtspersonen elk document dat de identificatie verzekert)
• vermelding van de gevraagde akten
• omstandige motivering en beschrijving van de genealogische doeleinden
• verspreidingsmiddelen van de resultaten van de opzoeking
• toestemming van alle personen op wie de akten betrekking hebben.
  Indien de persoon overleden is of niet wilsbekwaam kan de langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner, of bij gebreke hiervan, zijn wettelijke vertegenwoordiger, of bij gebreke hiervan, ten minste één van diens afstammelingen in de eerste graad deze toestemming geven. Indien de persoon die de toestemming moet geven minderjarig is, wordt deze gegeven door diens wettelijke vertegenwoordiger.

Indien de aanvrager de contactgegevens niet kent van de personen die hun toestemming moeten geven, kan hij bij de aanvraag een communicatie aan deze personen toevoegen die de ambtenaar van de burgerlijke stand doorstuurt in zoverre deze een gekend adres in België hebben. De bestemmeling kan vervolgens al dan niet ingaan op het verzoek van de aanvrager

• bevestiging van het feit dat de aanvrager zijn identiteit en contactgegevens, in zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke in de zin van art. 4.7. van de GDPR (AVG) heeft meegedeeld aan de persoon die de toestemming moet geven.

De afschriften en uittreksels kunnen zowel uit de DABS als uit de oude papieren registers worden afgeleverd. In functie van genealogische, historische of wetenschappelijke opzoekingen draagt het afschrift of uittreksel het opschrift “Afgeleverd voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden”.

3) GENEALOGISCHE OPZOEKINGEN -BEVOLKINGSREGISTERS en VREEMDELINGENREGISTERS  

Registers die meer dan 120 jaren werden afgesloten kunnen vrij geraadpleegd worden indien dit gebeurt in het kader van genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden.

* gegevens ouder dan 120 jaar
Registers die meer dan 120 jaren werden afgesloten kunnen vrij geraadpleegd worden indien dit gebeurt in het kader van genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden. De afgifte is mogelijk zonder randvoorwaarden (maar niet gratis).


* gegevens jonger dan 120 jaar
Schriftelijke toestemming van de betrokkene of diens verwanten is vereist:

• rangorde van personen die toestemming kunnen verlenen (cascade regeling):
• betrokkene zelf;
• diens langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner;
• tenminste één van de afstammelingen in de eerste graad;
• College van Burgemeester en Schepenen;
• Toestemming maakt duidelijk melding van de doeleinden waarvoor het attest of getuigschrift wordt aangevraagd, dient door de aanvrager te worden voorgelegd en kan eveneens de machtiging inhouden om ook de afstamming in opgaande lijn te vermelden op het uittreksel of getuigschrift.
• Aanvraag dient eveneens de verbintenis te bevatten dat de verkregen personengegevens door de aanvrager enkel zullen worden gebruikt voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden alsook de vermelding van de publicatie(s) waarvoor deze gegevens eventueel zullen worden aangewend;
• het College kan bijkomende inlichtingen vragen om de gegrondheid van de aanvraag te beoordelen.