Eensluidend verklaren van documenten

Een 'voor eensluidend verklaarde kopie' is een kopie van een origineel document dat u bezit (bijv. een diploma). Het gemeentebestuur heeft die kopie gecontroleerd en een officieel kenteken gegeven, zoals een stempel én een zegel. Daardoor krijgt de kopie dezelfde bewijskracht als het origineel.

De eensluidend verklaring werd voor bepaalde gevallen afgeschaft. In uitzonderlijke omstandigheden kan een document alsnog eensluidend verklaard worden.

Wat meebrengen

Om een kopie eensluidend te laten verklaren, dient u het origineel document mee te brengen naar de dienst Bevolking/Vreemdelingen.

Om een  buitenlandse document of diploma voor eensluidend te laten verklaren, kan dit enkel mits voorlegging van een beëdigde vertaling uitsluitend in het Nederlands.
De vertaling op zich van een document kan niet eensluidend worden verklaard.

Bedrag

Het voor eensluidend verklaren van documenten is gratis.

Uitzonderingen

Wat kan niet voor eensluidend verklaard worden?

Federale openbare diensten en overheidsbedrijven mogen u geen voor eensluidende verklaarde kopie meer vragen van een document. Voor de federale overheid betekent dit in de brede zin van het woord: de Federale Overheidsdiensten en de federale parastatalen zoals de RSZ, RIZIV en RVA en ook de federale overheidsbedrijven zoals de NMBS, bpost en Proximus. Ook voor eensluidend verklaringen voor Vlaamse overheidsdiensten en Vlaamse (gemeenschaps)scholen zijn afgeschaft.

Vraagt één van bovenvermelde instanties u toch een voor eensluidend verklaring van een kopie van een document waarvan dit niet langer hoeft? Dan zal de Dienst Burgerzaken van de gemeente Zaventem de legalisatie afleveren, maar dit ook melden aan de Federale Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging.

Eensluidend verklaring is niet mogelijk voor volgende documenten:

  • Een kopie van een identiteitskaart, reispaspoort of rijbewijs (tenzij je een geldig schriftelijk bewijs hebt van de noodzaak ervan, bij een regularisatieaanvraag of bij een naturalisatiedossier voor het bekomen van de Belgische nationaliteit). Een kopie ( afschrift) van de identiteitsgegevens van een Belgisch paspoort is wel mogelijk om eenvormig te verklaren. U mag deze eenvormig verklaarde kopie niet gebruiken als reisdocument en dat wordt ook op de kopie vermeld ("dit voor eensluidend verklaard afschrift geldt niet als reisdocument").
  • Oorspronkelijke/authentieke aktes (originelen zijn verkrijgbaar bij de notaris, de overheid die ze aflevert, de burgerlijke stand, de griffier van de hoven en rechtbanken).
  • Documenten opgesteld in een onleesbare taal en/of begrijpbare vorm.
  • Documenten waarvan de bestemming immoreel, bedrieglijk of strafbaar is.
  • Uittreksels uit het handelsregister (te verkrijgen bij het ondernemingsloket)

Volgende eensluidend verklaringen werden niet afgeschaft:

  • voor rechtbanken
  • voor privé-bedrijven
  • voor het buitenland
  • voor adoptie of naturalisatieaanvragen
  • de legalisatie van de handtekeningen