Evenementen organiseren

Wanneer je binnen de gemeente Zaventem een evenement wil organiseren, is het verplicht om goedkeuring te verkrijgen, dus lees onderstaande informatie aandachtig.

COVID-risicoanalyse

• Voor elk evenement moet momenteel een COVID-19-risicoanalyse gemaakt worden.
• Het rapport (in pdf) van deze analyse maak je samen met de evenementenfiche (in Word) over aan de gemeente. Beide documenten worden voorgelegd aan het college om toestemming te kunnen geven voor de organisatie van het evenement.
• Er zijn draaiboeken van de Vlaamse Overheid beschikbaar die je helpen bij de opstart van activiteiten. 

Evenement aanvragen

• Neemt je evenement een deel van de publieke ruimte in (bijvoorbeeld de openbare weg of een park)?
• Is je evenement niet louter privé?
• Verwacht je veel volk? Voor indoor evenementen moet vanaf 300 bezoekers de activiteit aangevraagd worden met een evenementenfiche. Activiteiten in openlucht moeten altijd aangevraagd worden als de activiteit plaats vindt op het openbaar domein.
• Zie je een ander risico waardoor je graag de hulpdiensten op voorhand zou informeren?

Vul dan de evenementenfiche in en stuur ze minstens 10 weken voor het evenement door naar één van de vrijetijdsdiensten (die qua inhoud het beste aansluit bij je evenement).

Lees de voorwaarden waaraan je evenement moet voldoen in het reglement voor de organisatie van openbaar toegankelijke evenementen. De bedoeling hiervan is om de kwaliteit en de veiligheid van evenementen te verhogen.

Vul een evenementenfiche in

Materiaal aanvragen

• Vul een materiaalaanvraag in als je tafels, stoelen, podiumelementen,... wil uitlenen en stuur deze materiaalaanvraag door naar meldpunt@zaventem.be.
• Je krijgt via e-mail een bevestiging waarin staat welk materiaal voor jou gereserveerd is. Indien je geen bevestiging krijgt, kan je contact opnemen met de uitleendienst via uitleendienst@zaventem.be
• Bekijk het uitleenreglement.
• Je kan ook materiaal uitlenen bij de Uitleendienst van de Provincie Vlaams-Brabant. 

Vul een materiaalaanvraag in

Fuif organiseren

• Bekijk de handige fuifgids van de Jeugddienst met alle informatie die je nodig hebt bij het plannen van een fuif.
• Fuiven moeten ook via een evenementenfiche ingevuld worden en bezorgd worden aan de Jeugddienst.
• Aanvragen bij Sabam en Billijke vergoeding doe je via de website van Unisono.
• Voor een terugbetaling kan je het reglement van fuifbeleid nalezen en een aanvraagformulier voor terugbetaling fuifbeleid invullen.

Promotie maken

Voor de promotie van je evenement in Zaventem kan je gebruik maken van enkele gemeentelijke kanalen, zoals de digitale infoborden, het infoblad Gemeenteberichten, de infoportieken en de aanplakborden.
Voorwaarde hiervoor is dat je evenement is ingevoerd in de UiTdatabank. Ze verschijnt dan op UiTinZaventem en in de activiteitenkalender op deze website. 

Digitale infoborden

Zaventem heeft 4 digitale infoborden verspreid over de gemeente. Op deze grote schermen wordt gemeentelijke info doorlopend afgespeeld. Ook erkende verenigingen kunnen een evenement laten verschijnen op de schermen.

Er zijn enkele voorwaarden:

• Raadpleeg het reglement voor de infoborden.
• Om de advertentie leesbaar op de borden te krijgen:
  • Meet je bestand 1920 x 1080 pixels.
  • Is ze opgemaakt volgens het sjabloon (bewerk het sjabloon in Canva). Ze bevat een afbeelding/foto + de belangrijkste info. Elk beslaat ongeveer de helft van de pagina. Een drukke affiche is af te raden. 
  • Een handig gratis programma om je advertentie op te maken en de juiste afmetingen te kiezen is Canva.
• Sla op in JPEG-formaat (pdf lukt niet).
• Stuur het bestand minstens 3 weken voor de gewenste publicatiedatum door naar communicatiedienst@zaventem.be.
• Vermeld wanneer je de aankondiging wil laten verschijnen. Dit kan voor maximaal 2 weken. 

Gemeentelijk infoblad

Het gemeentelijke infoblad Gemeenteberichten verschijnt tweemaandelijks. Indien je je evenement of artikel wil laten verschijnen, stuur je het 1,5 maand voor de nieuwe uitgave naar gemeenteberichten@zaventem.be. De redactie behoudt zich het recht voor om je tekst in te korten of aan te passen.

Infoportieken

Op 9 plaatsen in Zaventem staan er infoportieken, waarop je een bord kan laten plaatsen. Je levert als vereniging de beletterde infoborden zelf aan. De afmetingen bedragen 2,5m x 40 cm x 1,5 cm. De technische dienst zal je borden ophangen. Vraag dit minstens 1 maand op voorhand aan via het aanvraagformulier.

Vul het aanvraagformulier in

Aanplakborden

Heb je een affiche? Je kan ze laten aanplakken op de gemeentelijke aanplakborden. Er zijn 20 borden, verspreid over gemeente. Stuur een aanvraag naar belastingen@zaventem.be. Voor erkende Zaventemse verenigingen is dit gratis.

Een duurzaam en toegankelijk evenement

• Je kan gebruik maken van de GroeneVentScan van OVAM om te zien hoe duurzaam jouw evenement is. Je krijgt er heel wat tips om je evenement te vergroenen op vlak van energie, afval, mobiliteit, catering en materialen.
• Denk bij de organisatie van een evenement aan de toegankelijkheid voor personen met een beperking. Met deze checklist 'Toegankelijkheid op uw evenement' kan je bij de voorbereiding van je evenement nagaan of je evenement voldoende toegankelijk is.

Een veilige organisatie

• Denk aan de oren van uw bezoekers en de omwonenden en lees de geluidsnormen voor muziekactiviteiten
• Ben je van plan gebruik te maken van tenten voor meer dan 100 personen. Lees dan zeker deze veilgheidsinstructies voor gebruik tenten van de brandweer.
• Voor grote evenementen heeft de brandweer een uitgebreid overzicht van veiligheidsrichtlijnen opgesteld.
• Indien leden van de eigen vereniging mee instaan voor de veiligheid van het evenementen dan moet voor deze bewakingsactiviteiten minstens 14 dagen vooraf toestemming aangevraagd worden aan de burgemeester. Dit kan met dit aanvraagformulier voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten.
• Feesten is leuk maar soms gaat het gepaard met overlast voor de buurt. De gemeente beschikt over een reglement voor het toepassen van 'Gemeentelijke Administratieve Sancties' om overlast en asociaal gedrag aan te pakken. Je leest er alles over in deze brochure Gemeentelijke Administratieve Sancties.

Gratis vrijwilligersverzekering

• Elke organisatie is verplicht een verzekering af te sluiten voor haar vrijwilligers. Vlaanderen biedt een gratis vrijwilligersverzekering aan. Deze gratis verzekering is vooral interessant voor occasionele en tijdelijke initiatieven (zoals buurtfeesten). Meer info vind je op de website van het Steunpunt voor Vrijwilligerswerk.