Evenementen organiseren

Wanneer je binnen de gemeente Zaventem een evenement wil organiseren, is het verplicht om goedkeuring te verkrijgen, dus lees onderstaande informatie aandachtig.

Evenement aanvragen

• Neemt je evenement een deel van de publieke ruimte in (bijvoorbeeld de openbare weg of een park)?
• Is je evenement niet louter privé?
• Verwacht je veel volk? Voor indoor evenementen moet vanaf 300 bezoekers de activiteit aangevraagd worden met een evenementenfiche. Activiteiten in openlucht moeten altijd aangevraagd worden als de activiteit plaats vindt op het openbaar domein.
• Zie je een ander risico waardoor je graag de hulpdiensten op voorhand zou informeren?

Vul dan de evenementenfiche in en stuur ze minstens 10 weken voor het evenement door naar één van de vrijetijdsdiensten (die qua inhoud het beste aansluit bij je evenement).

Lees de voorwaarden waaraan je evenement moet voldoen in het reglement voor de organisatie van openbaar toegankelijke evenementen. De bedoeling hiervan is om de kwaliteit en de veiligheid van evenementen te verhogen.

Vul een evenementenfiche in

Materiaal aanvragen

• Vul een materiaalaanvraag in als je tafels, stoelen, podiumelementen,... wil uitlenen en stuur deze materiaalaanvraag door naar meldpunt@zaventem.be.
• Je krijgt via e-mail een bevestiging waarin staat welk materiaal voor jou gereserveerd is. Indien je geen bevestiging krijgt, kan je contact opnemen met de uitleendienst via uitleendienst@zaventem.be
• Bekijk het uitleenreglement.
• Je kan ook materiaal uitlenen bij de Uitleendienst van de Provincie Vlaams-Brabant. 

Vul een materiaalaanvraag in

Fuif organiseren

• Bekijk de handige fuifgids van de Jeugddienst met alle informatie die je nodig hebt bij het plannen van een fuif.
• Fuiven moeten ook via een evenementenfiche ingevuld worden en bezorgd worden aan de Jeugddienst.
• Aanvragen bij Sabam en Billijke vergoeding doe je via de website van Unisono.
• Voor een terugbetaling kan je het reglement van fuifbeleid nalezen en een aanvraagformulier voor terugbetaling fuifbeleid invullen.

Promotie maken

Voor de promotie van je evenement in Zaventem kan je gebruik maken van enkele gemeentelijke kanalen, zoals de digitale infoborden en het infoblad Gemeenteberichten.
Voorwaarde hiervoor is dat je evenement is ingevoerd in de UiTdatabank. Ze verschijnt dan op UiTinZaventem en in de activiteitenkalender op deze website. 

Digitale infoborden

Zaventem heeft digitale infoborden verspreid over de gemeente. Op deze grote schermen wordt gemeentelijke info doorlopend afgespeeld. Ook erkende verenigingen kunnen een evenement laten verschijnen op de schermen.

Waar staan deze schermen?

• Nossegem: Leuvensesteenweg
• Sint-Stevens-Woluwe: Leuvensesteenweg
• Sterrebeek: Mechelsesteenweg*
• Zaventem: Parklaan en Quintmannplein

Er zijn enkele afspraken. Het volledig reglement voor de infoborden kan je hier terugvinden.

1. geef de activiteit op in de UiT-kalender
2. vul onderstaande formulier in (minstens 2 weken voor gewenste start van verschijning op de borden)
3. voeg eventueel een mooie toepasselijke foto over je event toe
4. voeg je eventueel het logo van je vereniging toe
5. vermeld welke periode je de aankondiging wil laten verschijnen (maximaal 14 dagen voor de activiteit) 

Elke vereniging kan maximum 4 evenementen per jaar via de digitale borden laten weergeven.

Aanvraagformulier digitaal infobord

* digitaal bord in Sterrebeek wordt eind 2021 geplaatst

Gemeentelijk infoblad

Het gemeentelijke infoblad Gemeenteberichten verschijnt tweemaandelijks.

Zorg ervoor dat je evenement (tijdig, d.w.z. anderhalve maand voor nieuwe editie) is ingevoerd in de UiTdatabank. Een selectie van de ingevoerde activiteiten wordt opgenomen in het gemeentelijk infoblad.

Wanneer je een evenement in de spotlights wil plaatsen stuur dan minstens anderhalve maand voor de nieuwe uitgave alle nodige informatie naar gemeenteberichten@zaventem.be. De redactie behoudt zich het recht voor om je tekst of affiche al dan niet te plaatsen, in te korten of aan te passen.

*   beheerd door communicatiedienst - communicatie@zaventem.be - telefoon 02 717 89 05

Een duurzaam en toegankelijk evenement

• Je kan gebruik maken van de GroeneVentScan van OVAM om te zien hoe duurzaam jouw evenement is. Je krijgt er heel wat tips om je evenement te vergroenen op vlak van energie, afval, mobiliteit, catering en materialen.
• Denk bij de organisatie van een evenement aan de toegankelijkheid voor personen met een beperking. Met deze checklist 'Toegankelijkheid op uw evenement' kan je bij de voorbereiding van je evenement nagaan of je evenement voldoende toegankelijk is.

Een veilige organisatie

• Denk aan de oren van uw bezoekers en de omwonenden en lees de geluidsnormen voor muziekactiviteiten.
• De brandweer heeft een zonaal reglement opgemaakt waaraan alle evenementen moeten voldoen. Ze werkten ook heel wat veiligheidsadviezen uit per soort activiteit of voor bepaalde aspecten van een activiteit.
• Indien leden van de eigen vereniging mee instaan voor de veiligheid van het evenementen dan moet voor deze bewakingsactiviteiten minstens 14 dagen vooraf toestemming aangevraagd worden aan de burgemeester. Dit kan met dit aanvraagformulier voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten.
• Feesten is leuk maar soms gaat het gepaard met overlast voor de buurt. De gemeente beschikt over een reglement voor het toepassen van 'Gemeentelijke Administratieve Sancties' om overlast en asociaal gedrag aan te pakken. Je leest er alles over in deze brochure Gemeentelijke Administratieve Sancties.

Gratis vrijwilligersverzekering

• Elke organisatie is verplicht een verzekering af te sluiten voor haar vrijwilligers. Vlaanderen biedt een gratis vrijwilligersverzekering aan. Deze gratis verzekering is vooral interessant voor occasionele en tijdelijke initiatieven (zoals buurtfeesten). Meer info vind je op de website van het Steunpunt voor Vrijwilligerswerk.