Evenementen organiseren

Op deze pagina

Wil je een evenement organiseren in Zaventem? Dan heb je hiervoor een goedkeuring nodig. Lees onderstaande informatie dus aandachtig.

De organisatie van een manifestatie of betoging, vraag je aan via deze webpagina.

Neemt je evenement een deel van de publieke ruimte in (bijvoorbeeld de openbare weg of een park)?
Is je evenement niet louter privé?
Verwacht je veel volk? Voor indoor evenementen moet vanaf 300 bezoekers de activiteit aangevraagd worden met een evenementenfiche. Activiteiten in openlucht moeten altijd aangevraagd worden als de activiteit plaats vindt op het openbaar domein.
Zie je een ander risico waardoor je graag de hulpdiensten op voorhand zou informeren?

Vraag dan toelating voor je evenement via het digitale evenementenloket. Dat doe je minstens 10 weken voor het evenement plaatsvindt.

Lees de voorwaarden waaraan je evenement moet voldoen in het reglement voor de organisatie van openbaar toegankelijke evenementen. De bedoeling hiervan is om de kwaliteit en de veiligheid van evenementen te verhogen.

Betoging of manifestatie? Klik dan door naar deze webpagina.

Als je voor je evenement materiaal wil aanvragen, kan je dit aanduiden bij je aanvraag in het digitaal evenementenloket.
Heb je materiaal nodig voor een activiteit waarvoor geen evenementenaanvraag nodig is? Klik dan op deze link voor de aanvraag van materiaal.
Heb je een vraag over het materiaal dat je nodig hebt? Stuur gerust een mailtje naar uitleendienst@zaventem.be.
Bekijk het uitleenreglement.
Je kan ook materiaal uitlenen bij de Uitleendienst van de provincie Vlaams-Brabant

Fuiven moeten ook via het evenementenloket aangevraagd worden.
Aanvragen bij Sabam en Billijke vergoeding doe je via de website van Unisono.
Voor een terugbetaling kan je het reglement van fuifbeleid nalezen en een aanvraagformulier voor terugbetaling fuifbeleid invullen.

Meer informatie vind je op de webpagina 'Promotie evenement'.

Je vindt op de site van OVAM heel wat ideeën om jouw evenementen duurzaam te organiseren. Je krijgt er heel wat tips om je evenement te vergroenen op vlak van energie, afval, mobiliteit, catering en materialen. Tips voor een duurzaam event (vlaanderen.be)

Denk bij de organisatie van een evenement aan de toegankelijkheid voor personen met een beperking. Met deze checklist 'Toegankelijkheid op uw evenement' kan je bij de voorbereiding van je evenement nagaan of je evenement voldoende toegankelijk is.

Denk aan de oren van uw bezoekers en de omwonenden en lees de geluidsnormen voor muziekactiviteiten.
De brandweer heeft een zonaal reglement opgemaakt waaraan alle evenementen moeten voldoen. Ze werkten ook heel wat veiligheidsadviezen uit per soort activiteit of voor bepaalde aspecten van een activiteit.
Indien leden van de eigen vereniging mee instaan voor de veiligheid van het evenementen dan moet voor deze bewakingsactiviteiten minstens 14 dagen vooraf toestemming aangevraagd worden aan de burgemeester. Dit kan met dit aanvraagformulier voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten.
Feesten is leuk maar soms gaat het gepaard met overlast voor de buurt. De gemeente beschikt over een reglement voor het toepassen van 'Gemeentelijke Administratieve Sancties' om overlast en asociaal gedrag aan te pakken. Je leest er alles over in deze brochure Gemeentelijke Administratieve Sancties.
Om je te helpen extra stil te staan bij het veilig organiseren van een evenement kan je een kijkje nemen op de website: www.veilige-evenementen.be

Elke organisatie is verplicht een verzekering af te sluiten voor haar vrijwilligers. Vlaanderen biedt een gratis vrijwilligersverzekering aan. Deze gratis verzekering is vooral interessant voor occasionele en tijdelijke initiatieven (zoals buurtfeesten). Meer info vind je op de website van het Steunpunt voor Vrijwilligerswerk.