Privacyverklaring

Privacyverklaring Gemeente Zaventem
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1. Bescherming van persoonsgegevens
2. Tot wie kunt u zich wenden met vragen?
3. Voor welke doeleinden worden uw gegevens verwerkt?
4. Welke personen of categorieën van personen kunnen uw gegevens "ontvangen" (inkijken, aanpassen, beheren)?
5. Hoe worden uw persoonsgegevens ingezameld?
6. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
7. Wat zijn uw rechten?
a. Recht op intrekken toestemming
b. Recht op indienen klacht bij toezichthoudende autoriteit
8. Op basis waarvan mogen wij uw gegevens verwerken?

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1. Bescherming van persoonsgegevens

In deze privacyverklaring wordt met "het bestuur" bedoeld: het gemeentebestuur van Zaventem, het OCMW-bestuur van Zaventem of het autonoom gemeentebedrijf (AGB) van Zaventem, volgens het geval.

Ons bestuur hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt de persoonsgegevens die aan hem verstrekt worden met de gepaste zorg. Hieronder geven we graag meer uitleg hoe wij met de persoonlijke gegevens van onze burgers omspringen. Dit doen we volgens de transparantieplicht binnen de privacywetgeving en in het bijzonder de Algemene gegevensverordening / General Data Protection Regulation (AVG / GDPR). Het privacybeleid van ons bestuur valt onder het algemeen gevoerde informatieveiligheidsbeleid van ons bestuur.

2. Tot wie kunt u zich wenden met vragen?

De verwerkingsverantwoordelijken zijn:

Het gemeentebestuur, Diegemstraat 37 in 1930 Zaventem. Het AGB van Zaventem, Diegemstraat 37 in 1930 Zaventem. Het OCMW-bestuur, H. Henneaulaan 1 in 1930 Zaventem. 

De individuele ambtenaar die uw persoonsgegevens verwerkt wordt - voor doeleinden van de GDPR - niet beschouwd als verantwoordelijke.

Met vragen over het gevoerde privacybeleid en de genomen maatregelen kunt u terecht bij onze functionaris voor de gegevensbescherming.

3. Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Ons bestuur verwerkt uw persoonsgegevens om de dienstverlening van de gemeente te kunnen uitvoeren.
De gemeente verwerkt uw gegevens niet voor commerciële doeleinden. Noch gebruikt ons bestuur uw gegevens om interesseprofielen (profiling) aan te maken, zonder dat u hiervoor uw toestemming geeft.

Het is mogelijk dat uw gegevens worden verwerkt via automatische besluitvorming. Dit gebeurt dan enkel in het kader van goedgekeurde wetgeving / gemeentelijke reglementen. Een voorbeeld hiervan is het toekennen van een sociale premie aan de hand van uw inkomen.

Camerabewaking
Het gemeentebestuur en het AGB Zaventem maken gebruik van cameratoezicht op zijn locaties en in zijn gebouwen om zijn eigendommen en die van zijn bewoners, bezoekers en personeel te beschermen.
De gegevensverwerking die als gevolg daarvan plaatsvindt, is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van de gemeente Zaventem tot beveiliging van personen en goederen.
Toegang tot de camerabeelden is enkel mogelijk voor geautoriseerde personen. De camerabeelden worden maximaal 30 dagen bewaard voordat ze automatisch worden gewist, tenzij er een calamiteit heeft plaatsgevonden. In dat geval worden de beelden gewist wanneer ze niet meer nodig zijn in het kader van de calamiteit. Bij een calamiteit kunnen de camerabeelden, binnen de wettelijke kaders, ter beschikking worden gesteld aan politie en justitie ter ondersteuning van een aangifte van een strafbaar feit. De camerabeelden zullen niet met andere derden worden gedeeld, tenzij daar een (wettelijke) verplichting toe bestaat. Uiteraard worden er geen geluidsopnamen gemaakt.

4. Welke personen of categorieën van personen kunnen uw gegevens "ontvangen" (inkijken, aanpassen, beheren)?

De personeelsleden van ons bestuur hebben toegang tot uw gegevens, voor zover zij die nodig hebben in de uitvoering van hun taken. Niet iedereen binnen het bestuur heeft toegang tot dezelfde informatie. De toegangen van medewerkers van bijvoorbeeld de dienst bevolking en de dienst ruimtelijke ordening verschillen.
Voor de uitvoer van bepaalde taken doet het bestuur beroep op "verwerkers". Dit zijn externe partijen die enkel in opdracht van het bestuur persoonsgegevens verwerken. Voorbeelden van deze externe partijen zijn:

  • ICT-bedrijven waar het bestuur mee samenwerkt,
  • intercommunales die personeelsleden ter beschikking stellen om gemeentelijke beleid te helpen uitvoeren (vb. ikv woonbeleid). 

Het bestuur stelt met deze verwerkers een "verwerkersovereenkomst" op, overeenkomstig de bepalingen van de GDPR/AVG.

Voor het uitvoeren van bepaalde taken deelt ons bestuur persoonsgegevens met andere instanties. Voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens, stelt het bestuur met deze overheden een "protocol" op, overeenkomstig de bepalingen van het Vlaamse decreet betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer van 18/08/2007.

5. Hoe worden uw persoonsgegevens ingezameld?

Wij kunnen rechtstreeks bij u de gegevens opvragen, of wij verkrijgen uw gegevens via andere overheden. Ons bestuur is aangesloten bij de nodige machtigingen van de Sectorale Comités van de Privacycommissie (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) om aan gegevensdeling in het kader van eGovernment te doen en om te voldoen aan het principe "only once". Zo heeft de gemeente toegang tot het Rijksregister.

Op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit (Gegevensbeschermingsautoriteit) kan u nagaan bij welke machtiging ons bestuur is aangesloten. In het zoekveld rechtsboven kan u de naam van ons bestuur ingeven.

6. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Uw gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om de dienstverlening uit te voeren. Bepaalde gegevens zullen langer bewaard worden indien de archiefwetgeving ons hiertoe verplicht.

7. Wat zijn uw rechten?

U heeft het recht om inzage te krijgen tot de gegevens die wij over u verwerken. De algemeen directeur heeft een groep medewerkers aangesteld voor de opvolging van de vragen en advies omtrent informatieveiligheidsbeleid en gegevensbescherming. U kan u vragen en opmerkingen over Zaventem mailen naar privacy@zaventem.be 

Het bestuur houdt hiertoe een register van verwerkingsactiviteiten bij (verplicht door GDPR art. 30). U heeft het recht om :

  • gegevens over u te (laten) verbeteren (rectificatie)
  • uw gegevens te (laten) wissen
  • de verwerking van uw gegevens te beperken
  • bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens
  • uw gegevens op te vragen in een leesbaar bestand om zo deze gegevens over te dragen naar een andere instantie (recht op gegevensoverdraagbaarheid)


a. Recht op intrekken toestemming

U heeft steeds het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw gegevens in te trekken, indien de rechtmatigheid van de verwerking is gebaseerd op uw toestemming. De gegevens verwerkt in de periode waarin u uw toestemming heeft verleend, blijven rechtmatig verwerkt.

b. Recht op indienen klachten bij toezichthoudende autoriteit

Als u het niet eens bent met de verwerking van uw gegevens, of u hebt inbreuken vastgesteld kan u zich wenden tot de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens of de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Vlaamse Toezichtscommissie
Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel
contact@toezichtcommissie.be

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Link naar klachtenprocedure op de website van de VTC


8. Rechtsgrond voor de verwerking van uw gegevens

De GDPR bepaalt dat er verschillende rechtsgronden zijn op basis waarvan uw persoonsgegevens mogen verwerkt worden.
De gemeentelijke doeleinden zijn voornamelijk verankerd in wetgeving. Denk maar aan

  • het bijhouden van het bevolkingsregister,
  • uitleveren rijbewijzen, verlenen van vergunningen,
  • verlenen van subsidies,
  • innen van retributies, GAS-boetes

Indien het bestuur op basis van wetgeving uw gegevens verwerkt is er geen toestemming nodig. U wordt op het moment van het verwerken (inzamelen) van uw gegevens hierover ingelicht.
Ook in uitvoering van contracten, het vrijwaren van uw vitaal belang of het algemeen belang is het niet nodig om uw toestemming te geven.

Indien uw expliciete toestemming nodig is om een verwerking uit te voeren zal de gegevensinzameling via een invulformulier gebeuren. Dienstverlening van de gemeente/OCMW/school/bibliotheek die bijvoorbeeld niet verankerd is in wetgeving, kan zijn:

  • Zaalverhuur,
  • Verkoop tickets voor het cultuurcentrum, 
  • Beheer inschrijvingen voor sportkampen,
  • Inschrijven in een elektronische nieuwsbrief

Deze processen verlopen altijd via formulieren die jij zelf invult. Door deze in te vullen geef je expliciete toestemming om je gegevens te verwerken voor de doeleinden vernoemd op de formulieren. We verwerken jouw gegevens die we via deze weg krijgen niet voor andere doeleinden. Indien we toch jouw gegevens voor nog andere doeleinden willen verwerken, zal dit expliciet gevraagd worden onderaan het formulier zodat je actief je toestemming kan geven voor verdere verwerkingen.
Bij elke inzameling van persoonsgegevens wordt duidelijk gemaakt waarvoor (het doeleinde) uw gegevens worden opgevraagd.

Een overzicht van de verschillende verwerkingen met de daarbij horende rechtsgronden houdt het bestuur bij in zijn register van verwerkingsactiviteiten (verplicht door GDPR art. 30).

VERA Template werd opgemaakt door VERA A.P.B.

UPDATE VAN 20/07/2021